«Importancia del Expediente como medio de prueba ante un juicio Laboral»
El expediente Laboral es una valiosa herramienta de control interno, por medio del cual, el empleador, genera certeza, confiabilidad y comprobación de la historia del trabajador dentro de la organización. Constituirá la fuente para la recaudación de las pruebas documentales ante eventuales reclamaciones tanto administrativas como judiciales.
De allí que, los operadores de los recursos humanos, deben concientizar la importancia de llevar correctamente y al día, el expediente del trabajador, ya que, ante una demanda laboral, una vez notificada la empresa del juicio en su contra, la Audiencia Preliminar se realizará al décimo (10°) día siguiente de recibida la notificación y en esa primera oportunidad (no hay otra más) el abogado de la Entidad de Trabajo, deberá presentar su Escrito de Promoción de Pruebas, y ¿ dónde las obtendrá? Sin lugar a dudas, del expediente laboral del trabajador reclamante.
¿Qué debe contener el Expediente Laboral?
En primer lugar, se recomienda dividir el expediente en secciones, que permita clasificar y ubicar fácilmente la documentación. Así tendríamos una sección correspondiente a los datos personales del trabajador y que fueron consignados en durante el proceso de reclutamiento y selección y nos permiten conocer más, la información suministrada por el trabajador, por ejemplo:
Datos Personales:
- Fotocopia de la Cédula de Identidad y RIF.
- Carta o Constancia de Residencia.
- Acta de Matrimonio (si aplica)
- Acta o Partidas de nacimiento de hijos (si aplica)
- Licencia de Conducir (dependiendo del cargo a desempeñar).
- Constancia o Libreta Militar.
- Cartas de Referencias Personales
- Comprobantes o constancias de estudios.
Datos laborales:
Serán de acuerdo a las exigencias de cada empresa y comienzan a recaudarse desde el inicio de la relación laboral, pero entre los más comunes tenemos:
- Contrato de Trabajo de conformidad con las exigencias establecidas en el artículo 59 del Decreto con Rango, Valor Y Fuerza de Ley Orgánica del Trabajo, los Trabajadores y las Trabajadoras.
- Si posterior al contrato se celebraron Adendum o prórrogas, deberán archivarse.
- Modificaciones relacionadas con el Salario.
- Promociones o ascensos, cambios de lugar de trabajo, jornada, etc.
- Notificaciones por excelencia en el desempeño, Llamados de atención, Amonestaciones escritas.
- Certificados de incapacidades médicas (Reposos).
- Solicitudes y otorgamiento de préstamos personales.
- Finiquitos o acuerdos, Carta de Renuncia
Documentación legal:
Aquí se encontrarán las constancias de cumplimiento de las obligaciones empresariales:
- Inscripción del trabajador en el I.V.S.S.
- Inscripción del trabajador en el Fondo de Ahorro Obligatorio (Régimen Prestacional de Vivienda y Hábitat).
- Recibos de pago firmados en original de: Salario Mensual (asignaciones y deducciones) Vacaciones y Bono Vacacional, Utilidades Anuales.
- Solicitudes y otorgamiento de Anticipos de Prestaciones Sociales.
- Notificación de Riesgos debidamente firmada e incluir huellas del trabajador
- Constancias de asistencia y capacitación en materia de seguridad y salud en el trabajo, debidamente firmadas por el trabajador.
- Otros.
¿Cuánto tiempo se deben conservar los Expedientes Laborales?
Visto que el Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica del Trabajo, los Trabajadores y las Trabajadoras, estableció la prescripción decenal en el artículo 51, es decir que el trabajador tendrá hasta diez años para reclamar sus prestaciones sociales y hasta cinco años para reclamar los demás conceptos de naturaleza laboral, ambos contados desde la terminación de la relación laboral, los expedientes laborales deberían permanecer en custodia del empleador, mínimo 15 años, y así garantizar su mejor defensa ante eventuales reclamaciones.
Hasta la próxima semana!